Le syndic à distance ou syndic en ligne s’est développé dans le but d’améliorer les échanges et réduire les déplacements au sein d’une petite copropriété.
Qu’est-ce qu’un syndic en ligne ?
Un syndic en ligne définit une structure permettant la
gestion à distance d’une petite copropriété en se basant notamment sur des
échanges dématérialisés (mail, téléphone, visioconférence) et une répartition
accrue des rôles des syndics. Un syndic en ligne est dans l’obligation de
disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que d’une
garantie financière, de la même façon qu’un syndic traditionnel.
Au quotidien, ses missions consistent à représenter le syndicat des
copropriétaires. Ces missions peuvent comprendre la tenue de la comptabilité,
l’exécution des travaux et la prise de décisions concernant les travaux ou
réparations nécessaires à la conservation des petites copropriétés, le
recrutement et la gestion du personnel ou encore la réalisation de contrats
avec des entreprises.
Il faut noter que cette gestion dématérialisée de la copropriété requiert au
demeurant qu’un des copropriétaires soit expressément impliqué en tant que
personne référente. En étant sur place au sein de la petite copropriété, il
tient le rôle de relais au syndic à distance en s’occupant par exemple des
taches de contrôle (au moment de travaux) et peut par ailleurs servir
d’intermédiaire entre le syndic en ligne et les autres copropriétaires.
Quels sont les principaux avantages du syndic à distance ?
Le syndic à distance est un mode de gestion qui
facilite les accès aux informations et les moyens de communications des
copropriétaires. Ainsi, l’extranet utilisé par le syndic en ligne donne un
accès immédiat à toutes les données concernant l’immeuble. Celles-ci composent
des documents mis à jour régulièrement et facilement à l’aide d’informations
exhaustives concernant la gestion globale de la copropriété.
En ayant recours à un espace internet privé, les copropriétaires seront par
ailleurs en mesure d’émettre des suggestions ou ébaucher en quelques clics les
points à aborder lors des assemblées générales. Grâce à ces services low cost,
les copropriétaires peuvent également régler leurs charges en ligne. Le
syndicat des copropriétaires sera aussi habilité à déterminer à l’aide d’un
syndic internet quelle banque détiendra ses fonds.
De manière plus globale, deux avantages notoires du syndic en ligne sont la
diminution des coûts et la transparence des informations. Pour le premier
point, les tarifs des syndics en ligne sont particulièrement compétitifs de par
la suppression quasiment systématique des déplacements et du besoin d’avoir une
présence physique sur place. Concernant la transparence, les comptes de la
copropriété et des copropriétaires sont normalement accessibles en permanence
via l’espace internet sécurisé, tout comme l’ensemble des documents relatifs à
la copropriété.
Comment un gestionnaire de copropriété digital fonctionne-t-il ?
Un gestionnaire de copropriété digital est configuré
de manière à ce que chaque copropriétaire puisse avoir accès à l’ensemble de
ses données en ligne, ainsi qu’à celles concernant sa copropriété, dont son
historique à l’occasion numérisé et archivé.
Ce gestionnaire comprend généralement des carnets digitaux des visites
techniques et d’entretien de la copropriété. C’est un outil visant à associer
une facilité d’utilisation au respect de l’ensemble de la réglementation
informatique (dont la protection des données de ses utilisateurs).
Où trouver un syndic pour une petite copropriété ?
Dans le but d’une recherche syndic pour petite copropriété, syndics.info a pu développer un site internet destiné a comparer les syndics en ligne. Il permet, entre autres, de soumettre une demande de devis en ligne afin de connaître comment et à quel prix, les différentes sociétés pourraient s’occuper de la gestion de votre copropriété. Cliquez ici si vous souhaitez obtenir de plus amples informations.
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