Syndic en ligne : Un mode de gestion adapté aux petites copropriétés

Le syndic à distance ou syndic en ligne s’est développé dans le but d’améliorer les échanges et réduire les déplacements au sein d’une petite copropriété.

Qu’est-ce qu’un syndic en ligne ?

Un syndic en ligne définit une structure permettant la gestion à distance d’une petite copropriété en se basant notamment sur des échanges dématérialisés (mail, téléphone, visioconférence) et une répartition accrue des rôles des syndics. Un syndic en ligne est dans l’obligation de disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que d’une garantie financière, de la même façon qu’un syndic traditionnel.

Au quotidien, ses missions consistent à représenter le syndicat des copropriétaires. Ces missions peuvent comprendre la tenue de la comptabilité, l’exécution des travaux et la prise de décisions concernant les travaux ou réparations nécessaires à la conservation des petites copropriétés, le recrutement et la gestion du personnel ou encore la réalisation de contrats avec des entreprises.

Il faut noter que cette gestion dématérialisée de la copropriété requiert au demeurant qu’un des copropriétaires soit expressément impliqué en tant que personne référente. En étant sur place au sein de la petite copropriété, il tient le rôle de relais au syndic à distance en s’occupant par exemple des taches de contrôle (au moment de travaux) et peut par ailleurs servir d’intermédiaire entre le syndic en ligne et les autres copropriétaires.

Quels sont les principaux avantages du syndic à distance ?

Le syndic à distance est un mode de gestion qui facilite les accès aux informations et les moyens de communications des copropriétaires. Ainsi, l’extranet utilisé par le syndic en ligne donne un accès immédiat à toutes les données concernant l’immeuble. Celles-ci composent des documents mis à jour régulièrement et facilement à l’aide d’informations exhaustives concernant la gestion globale de la copropriété.

En ayant recours à un espace internet privé, les copropriétaires seront par ailleurs en mesure d’émettre des suggestions ou ébaucher en quelques clics les points à aborder lors des assemblées générales. Grâce à ces services low cost, les copropriétaires peuvent également régler leurs charges en ligne. Le syndicat des copropriétaires sera aussi habilité à déterminer à l’aide d’un syndic internet quelle banque détiendra ses fonds.

De manière plus globale, deux avantages notoires du syndic en ligne sont la diminution des coûts et la transparence des informations. Pour le premier point, les tarifs des syndics en ligne sont particulièrement compétitifs de par la suppression quasiment systématique des déplacements et du besoin d’avoir une présence physique sur place. Concernant la transparence, les comptes de la copropriété et des copropriétaires sont normalement accessibles en permanence via l’espace internet sécurisé, tout comme l’ensemble des documents relatifs à la copropriété.

Comment un gestionnaire de copropriété digital fonctionne-t-il ?

Un gestionnaire de copropriété digital est configuré de manière à ce que chaque copropriétaire puisse avoir accès à l’ensemble de ses données en ligne, ainsi qu’à celles concernant sa copropriété, dont son historique à l’occasion numérisé et archivé.

Ce gestionnaire comprend généralement des carnets digitaux des visites techniques et d’entretien de la copropriété. C’est un outil visant à associer une facilité d’utilisation au respect de l’ensemble de la réglementation informatique (dont la protection des données de ses utilisateurs).

Où trouver un syndic pour une petite copropriété ?

Dans le but d’une recherche syndic pour petite copropriété, syndics.info a pu développer un site internet destiné a comparer les syndics en ligne. Il permet, entre autres, de soumettre une demande de devis en ligne afin de connaître comment et à quel prix, les différentes sociétés pourraient s’occuper de la gestion de votre copropriété. Cliquez ici si vous souhaitez obtenir de plus amples informations.